Онлайн-каса — це касовий апарат, який зобов’язані використовувати Інтернет-магазини. Він відповідає ряду вимог:
Друкує QR-код і посилання на чеку;
Відправляє електронні копії чеків операторам фіскальних даних (ОФД) і покупцям; має вбудований в корпус фіскальний накопичувач; вільно взаємодіє з акредитованими ОФД.
Всі вимоги до онлайн-кас описані в ФЗ — 54 і обов’язкові для всіх касових апаратів з 2017 року.
Онлайн касса — це не тільки нові касові апарати, а й доопрацьовані до потрібних вимог виробниками. Всі онлайн-каси занесені в спеціальний реєстр моделей ККТ і затверджені Федеральною податковою службою.
Процес продажу на онлайн-касі виглядає наступним чином:
Покупець оплачує покупку, онлайн-Каса формує чек;
Чек записується у фіскальний накопичувач, де підписується фіскальними даними;
Фіскальний накопичувач обробляє чек і передає його в ОФД;
ОФД приймає чек і висилає фіскальному накопичувачу зворотний сигнал про те, що чек отримано;
ОФД обробляє інформацію і відправляє її в ФНС;
Касир відправляє електронний чек на пошту або телефон покупця.